marți, 20 septembrie 2011

Formulele magice: teorie "practica"

Puterea programelor de calcul tabelar (Excel, OpenOffice, etc) vine din faptul ca pun la dispozitie o serie de formule utile in prelucrarea rapida a datelor.

Odata ce vei stapani aceste formule vei putea atinge performante ridicate in prelucrarea datelor si realizarea analizelor.

Desigur, oricand poti apela la un departamentul IT pentru ajutor. Insa este mult mai rapid daca iti poti transpune direct gandurile in formule astfel incat sa ajungi la rezultatul dorit.

Poate parea surprinzator, dar nu este nevoie sa cunosti mai mult de 10-15 formule pe care sa le folosesti in mod curent pentru rezultate remarcabile. Pentru restul exista Help-ul sau "prietenul" Google.

In articolele urmatoare voi prezenta cateva dintre formulele pe care le folosesc frecvent, felul in care le folosesc si de ce le folosesc.

Deocamdata, putina teorie "practica" legata de aceste formule.

1. Formulele transpun in limbaj Excel gandurile noastre
Pentru aceasta, inainte de a folosi o formula, trebuie sa ne fie foarte clar ce anume vrem sa realizam. Ce anume vrem sa "traducem" din romana in "exceliana"?
De exemplu:
"As vrea sa am o suma a tuturor vanzarilor realizate in judetul Sibiu"
Pai atunci trebuie sa-i spun Excelului sa caute doar vanzarile realizate in Sibiu si sa le adune. Deci sa faca o suma numai daca o anumita conditie este indeplinita. Automat ma gandesc la SUMIF (vom detalia aceasta functie foarte utila in articolele urmatoare).

Pornind de la o cerinta foarte clara, putem sa o transpunem fara probleme in Excel. Daca nu avem o cerinta clara, atunci trebuie sa o clarificam inainte de a cauta formule care sa ne ajute

2. Anatomia unei formule
Toate formule din Excel (si din celelalte programe de calcul tabelar) respecta o anumita structura:
NumeFormula (argument1, argument2, ...argumentN) = Rezultat

Practic o formula preia anumite date (argumente) si le transforma in informatii utile, rezultate.
Important de retiunut ca intotdeauna argumentele unei formule se pun intre paranteze rotunde.
De asemenea, daca o formula are mai multe argumente, acestea se despart prin virgula sau punct si virgula (depide de setarile de sistem pe care le aveti)

Am sa dau un exemplu foarte simplu si poate banal, pentru a intelege structura unei formule si felul in care acestea functioneaza:

O moara de macinat cereale. Putem spune ca o astfel de moara are functia (formula) de a MACINA si am putea-o sintetiza astfel:

MACINA (tipul de cereala, granulatie) = Rezultat

Asadar in functie de tipul de cereala si de granulatie, prin macinare vom obtine diferite rezultate:
MACINA (Porumb, fin) = malai
MACINA(Grau, fin) = faina

Departe de mine gandul de a ma considera un expert in morarit; totusi cred ca un astfel de exemplu explica foarte clar structura une formule.


3. Cum inserez o formula?
Odata ce ai decis ca trebuie sa folosesti o anumita formula, inserarea ei in tabel este foarte simpla.
In fapt aveti doua variate:

a. Apasati pe butonul "fx" de pe tool bar. Cautati functia dorita si completati argumenetele ei
b. Intr-o celula scrieti "=" urmat de numele formulei si argumentele acesteia.


In concluzie:
> Formulele ne ajuta sa fim mai buni (cel putin la birou)
> Inainte de a utiliza o formula trebuie sa stim foarte clar ce anume vrem sa obtinem.
> Pentru a avea rezultate, trebuie respectata structura unei formule: numele si argumentele acesteia

In articolele urmatoare voi prezenta cateva formule pe care le consider utile si felul in care le folosesc.

Pana atunci, mult spor!

Iar daca aveti intrebari sau sugestii, nu ezitati sa ne contactati pe Facebook sau sa ne scrieti in comentarii.

2 comentarii:

Laur spunea...

Salut,

Folositor articolul tau dar nu am gasit ce ma interesa. Am o coloana cu 1000 celule ce contine numere aleatoare intre 1 si 36 .Am nevoie de o cautare exacta a unui sir de 10 numere din cele 36 (5;23;36;10;4;18;11;31;9;25) si sa mi le marcheze sa le vad in tabel. Ma poti ajuta te rog ? ilxma01@gmail.com

Laur spunea...

adresa de mail corecta este ilxma01@gmail.com

Trimiteți un comentariu