Spre exemplu: daca valoarea ramasa de plata este mai mare de zero, atunci marcheaza factura ca neplatita; in caz contrar, marcheaza factura ca platita.
In astfel de situatii apelez cu incredere la functia IF()
Daca va amintiti, in articolul despre Vlookup am creat o baza de date cu vanzari pe clienti. Vom prelua acel exemplu si vom merge mai departe.
Cerinta
Sa presupunem ca avem o noua cerinta: lista cu tranzactiile reprezinta o serie facturi neincasate. De data aceasta avem doua intrebari:
- De unde provin cele mai multe facturi neincasate: din servicii sau din productie?
- Care este repartitia facturilor pe vechime?
Vechime | Categorie |
sub 30 de zile | recente |
intre 31 si 90 de zile | medii |
intre 91 si 180 de zile | vechi |
peste 180 de zile | foarte vechi |
Rezolvare
Practic, in aceasta situatie ni se cere sa regrupam baza noastra de date dupa doua noi criterii:
- macro-domeniul in care activeaza clientul
- vechimea facturilor
Sa le luam pe rand.
1. Gruparea dupa macro-domeniu: productie sau servicii
In articolul trecut am vazut ca avem mai multe domenii de activitate in care clientii nostri activeaza:
- transport
- comert
- productie
- consultanta
- educatie
In baza noastra de date voi adauga un nou camp "Macro-domeniu". Aici va trebui sa avem doar doua valori: productie sau servicii, in functie de domeniul in care activeaza clientul.
Practic vrem sa-i spune Excelului ceva de genul:
Daca clientul activeaza in domeniul "productie" atunci macro-domeniul este "productie" iar daca activeaza in alt domeniu atunci macro-domeniul este "servicii".
Este exact ceea ce Excel-ul stie sa faca prin functia IF(). Sintaxa acestei functii este:
IF(conditia, rezultat daca se respecta conditia, rezultat daca nu se respecta conditia)
In situatia noastra:
- conditia: Domeniul de activitate este productie?
- rezultat daca se respecta conditia: productie
- rezultat daca nu se respecta conditia: servicii
2. Gruparea datelor dupa vechimea facturilor
Aceasta grupare este un pic mai "tricky". Pentru indeplinirea acestei cerinte avem doua cuvinte cheie: vechime si grupare
In primul rand trebuie sa calculam vechimea facturilor si apoi in functie de aceasta sa grupam datele in functie de cele patru categorii cerute.
a. Vechimea: TODAY() - data tranzactiei
Vom crea un nou camp in care vom calcula vechimea facturilor in functie de data curenta.
Practic il vom intreba dl. Excel cat timp a trecut de cand au fost emise facturile pana la data curenta.
In Excel data curenta este obtinuta functia TODAY(), fara nici un parametru.
De asemenea, Excel-ul stie sa faca scaderi intre doua date calendaristice, returnand numarul de zile intre aceste doua date.
Astfel, daca ii spun Excel-ului sa calculeze 01.10.2011-30.09.2011 va returna 1 (o zi).
Asadar in campul vechimea ii voi spune Excel-ului sa calculeze astfel:
TODAY()- data tranzactiei
b. Regruparea datelor
Vom regrupa facturile in functie de vechimea acestora si vom respecta cerinta. Astfel va trebui sa-i spunem Excel-ului:
- daca vechimea este mai mica sau egala cu 30 de zile atunci factura este recenta
- daca vechimea este cuprinsa intre 31 si 90 de zile, factura are vechime medie
- daca vechimea este cuprinsa inte 91 si 180 de zile, factura este veche
- daca vechimea este peste 181 de zile, factura este foarte veche
Cum un IF poate verifica o singura conditie, va trebui sa aplicam functia de mai multe ori, si vom traduce "mot-a-mot" conditiile de mai sus.
Dupa cum spuneam sintaxa pentru IF() este:
IF(conditia, rezultat daca se respecta conditia, rezultat daca nu se respecta conditia)
Pentru a putea aplica IF() de mai multe ori, la "rezultat daca nu se respecta conditia" voi introduce in nou IF().
Practic, vom avea o structura de genul:
IF(conditie1, "recente", IF(conditie2, "medii", IF(conditie3,"vechi","foarte vechi")))
In cazul nostru:
- conditie1: vechime mai mica sau egala cu 30 de zile
- conditie2: vechime mai mica sau egala cu 90 de zile
- conditie3: vechime mai mica sau egala cu 180 de zile
3. Prezantarea rezultatelor
Dupa ce am regrupat datele dupa criteriile cerute vom putea prezenta rezultatele sintetic, intr-un grafic de tipul:
Un astfel de raport se poate obtine usor cu ajutorul tabelelor pivot. Mai multe despre acestea intr-un aricol viitor.
Fisierul de lucru
Puteti descarca fisierul de lucru de aici.
Aveti modul de aplicare a formulei IF() si raportul cu graficul de mai sus.
Pentru intrebari si sugestii, puteti folosi pagina noastra de Facebook sau comentariile.
Spor!
Niciun comentariu:
Trimiteți un comentariu